Những tập tài liệu dày cộp, những chồng giấy được phát trước mỗi cuộc họp, các buổi hội nghị vốn là hình ảnh quen thuộc trong hoạt động của các cơ quan hành chính. Tuy nhiên, tại hội nghị công bố các quyết định về công tác cán bộ và hội nghị chuyên đề tháng 8 do Đảng ủy phường An Thắng tổ chức vào ngày 05/8, khung cảnh ấy đã được thay thế bằng những thiết bị đầu cuối kết nối đồng bộ với hệ thống điều hành điện tử. Đây là hội nghị đầu tiên của Đảng ủy phường được vận hành bằng hệ thống phòng họp không giấy, mở ra một phương thức làm việc hiện đại, hiệu quả và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số.
Ngay từ khi bước vào phòng họp, các đại biểu chỉ cần đăng nhập tài khoản để tiếp cận toàn bộ chương trình, tài liệu và nội dung phiên họp. Mọi báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết đều được số hóa và hiển thị trên thiết bị điện tử. Việc tìm kiếm tài liệu, ghi chú, theo dõi nội dung hay đăng ký phát biểu được thực hiện nhanh chóng chỉ bằng vài thao tác trên màn hình.
Không còn thời gian dành cho việc phát tài liệu hay lật giở từng trang giấy, người chủ trì đi thẳng vào các nội dung trọng tâm. Đại biểu có thêm điều kiện nghiên cứu trước tài liệu, trao đổi trực tiếp trên hệ thống và tập trung nhiều hơn vào các vấn đề cần thảo luận. Đây cũng là mục tiêu hướng đến của mô hình phòng họp không giấy: giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng điều hành và hiệu quả các cuộc họp.
Đằng sau sự thay đổi về hình thức là cả một quy trình được xây dựng bài bản. Theo quy chế vận hành, toàn bộ tài liệu không thuộc danh mục bí mật nhà nước được số hóa và gửi đến đại biểu trước cuộc họp thông qua phần mềm VNPT e-Cabinet. Hệ thống hỗ trợ điểm danh điện tử, đăng ký phát biểu, biểu quyết trực tuyến, lưu trữ dữ liệu và theo dõi việc thực hiện các kết luận sau phiên họp, góp phần hình thành quy trình làm việc khép kín trên môi trường số.
Để hệ thống vận hành đồng bộ, UBND phường An Thắng đã ban hành hướng dẫn triển khai sử dụng phòng họp không giấy E-Cabinet, đồng thời tổ chức tập huấn, cấp tài khoản cho các cơ quan, đơn vị và yêu cầu các cuộc họp của UBND phường từ ngày 20/8 sẽ thực hiện trên nền tảng này. Các đơn vị chủ trì được giao chủ động tạo lịch họp, đăng tải tài liệu, kiểm tra điều kiện kỹ thuật nhằm bảo đảm mọi cuộc họp diễn ra thông suốt.
Việc ứng dụng phòng họp không giấy không đơn thuần là thay thế giấy bằng thiết bị điện tử. Quan trọng hơn, đây là sự thay đổi về phương thức quản lý và điều hành. Khi mọi dữ liệu được cập nhật, lưu trữ và chia sẻ trên cùng một nền tảng, quá trình xử lý công việc trở nên minh bạch, khoa học và thuận tiện hơn. Những tài liệu đã ban hành có thể được tra cứu bất cứ lúc nào, hạn chế thất lạc, đồng thời giảm đáng kể chi phí in ấn, sao chụp và lưu trữ hồ sơ.
Theo quy chế, hệ thống được xây dựng với mục tiêu 100% tài liệu họp không thuộc danh mục mật được số hóa và gửi trước qua phần mềm; vận hành liên tục 24/7, bảo đảm an toàn thông tin, đồng thời lấy hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin làm một trong những tiêu chí đánh giá thi đua của cán bộ, công chức. Để phục vụ hoạt động này, phường đã trang bị các thiết bị đầu cuối chuyên dụng cho các đồng chí trong Ban Chấp hành Đảng bộ và đại biểu HĐND, góp phần tạo nền tảng đồng bộ cho việc khai thác hệ thống lâu dài.
Hội nghị chuyên đề tháng 8 của Đảng ủy ngày 05/8 vì thế không chỉ đánh dấu lần đầu tiên Đảng ủy phường An Thắng vận hành phòng họp không giấy, mà còn thể hiện quyết tâm đổi mới phương thức lãnh đạo, điều hành theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành yêu cầu tất yếu của nền hành chính, việc mạnh dạn ứng dụng công nghệ vào hoạt động của Đảng ủy, HĐND và UBND phường là bước đi thiết thực, góp phần xây dựng chính quyền số, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và tạo động lực cho quá trình cải cách hành chính tại địa phương.
Hội nghị chuyên đề tháng 8 được vận hành bằng hệ thống phòng họp không giấy